Новая страница 1

Обеспечение сохранности фондов – единый и непрерывный процесс, начинающийся с момента поступления документов в библиотеку и продолжающийся постоянно на протяжении всего периода хранения и использования. Наряду с термином «сохранность» употребляется и такое определение, как «безопасность фонда».

Сохранность – это состояние объекта, то есть материальной основы документа, а в понятие «безопасность» заложены и те условия, в которых объект находится. Безопасность фонда подразумевает его защищенность как конкретного материального и социального объекта. Широко распространен также термин «защита библиотечного фонда»: экономическая, экологическая, юридическая, электронная и т.д.

Особенностью нахождения (функционирования) документов в библиотечном фонде является его использование читателями. Без выдачи изданий пользователям библиотека утрачивает свое основное типообразующее свойство. Федеральный Закон о библиотечном деле определяет библиотеку как "учреждение, располагающее организованным фондом тиражированных документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам" (ст. 1).

Гарантией сохранности фонда является ответственность, как библиотекаря, так и читателя, бережное отношение к библиотечному документу, как к общественному достоянию.

В обеспечении сохранности фондов большую роль играет систематическая комплексная работа по ликвидации читательской задолженности.

От сохранности сформированного библиотекой фонда в большой степени зависят полнота удовлетворения читательских запросов, уменьшение числа отказов, сокращение непроизводительных затрат на преждевременный ремонт, переплет и реставрацию изданий.

Использование документов объективно ведет к его разрушению, так как печатное издание (книга, журнал, газета и т.д.) не создается для вечного хранения. Бумага и другие бумагозаменяющие материалы, на которых печатаются издания, имеют больший или меньший, но ограниченный срок жизни. Даже в ситуации архивного хранения происходит их естественное разрушение от возраста и неблагоприятной среды. Библиотека, ответственная за сохранение документов, находящихся в ее фонде, обязана предпринять меры по обеспечению максимальной их сохранности и при этом обеспечить эффективное использование документов.

Библиотеки должны систематически проводить мелкий ремонт изданий (подклейка переплетов, ликвидация разрыва страниц и т.д.).
Книги устанавливают на стеллажах так, чтобы они стояли не плотно и не свободно. При плотной расстановке книгу трудно достать с полки, переплеты из-за сильного трения повреждаются; при свободной расстановке книги деформируются. Недопустимо снимать книгу пальцами за корешок переплета.

Книги большого формата, в бумажных обложках или слабых переплетах хранят в горизонтальном положении стопками - по 3-5 книг в стопке.

Недопустимо на книге делать пометки, подчеркивать строчки, загибать страницы, помещать между листами вместо вкладыша полоски бумаги, ручки, карандаши или другие предметы.

Следовательно, задача сохранения фондов в процессе использования состоит в максимальном продлении срока сохранения оригинала документа в состоянии, позволяющем его использование, за пределами которого происходит изъятие его из режима пользования (архивирование или музеефикация) или его уничтожение.

Предлагаемые в данном разделе Программы мероприятия по предотвращению или уменьшению наибольшего риска повреждений или разрушения документа в процессе использования могут рассматриваться в следующих аспектах:

· технологический аспект (обеспечение правильной организации использования документа);

· правовой (обеспечение юридической защиты документа от посягательств на его целостность и существование в общественном пользовании);

· нормативный (установление необходимых параметров физического воздействия на документ с целью недопущения необратимых разрушающих изменений);

· организационно-методический и пропагандистский (координация деятельности фондодержателей по обеспечению использования и сохранения единственных экземпляров, обучение персонала, обучение читателей, работа с пользователями);

· технический (разработка и обеспечение библиотек необходимыми техническими средствами).

Категории сохранности документов.

Учитывая то, что любая библиотека имеет дело с тиражированными материалами (изданиями), находящиеся в фонде библиотеки документы не равнозначны по своей ценности. Для целей сохранности целесообразно обозначить несколько групп (категорий) документов, обращение с которыми в процессе использования должно быть различным. В качестве дифференцирующих признаков выделены два:

а) уникальность или ценность документа;

б) физическое состояние документа.

Различия изданий по первому признаку располагаются в диапазоне от уникального экземпляра, книжного памятника мирового уровня, замена которого невозможна (при наличии нескольких экземпляров каждый будет рассматриваться как уникальный), до экземпляров современного массового издания, замена которого новым экземпляром целесообразней его ремонта или реставрации.

По второму признаку, особого внимания заслуживают издания, изготовленные на кислотной бумаге (II пол. XIX века - начало ХХ века); экземпляры, ветхие, но не потерявшие ценности для читателей; издания, в силу полиграфических особенностей уязвимые для посягательств на умышленные разрушения (несброшюрованные комплекты материалов, карты, иллюстрации и т.п.)

Категории сохранности распределяются следующим образом:

I категория сохранности - экземпляры, обладающие всеми признаками книжного памятника. Редкие и ценные издания, экземпляры из книжных коллекций, книги с автографами, издания, уникального полиграфического исполнения и т.п.

Документ данной категории требует особого режима использования - обеспечение непрерывного визуального контроля со стороны библиотечного персонала за использованием документа, наличие особых правил документирования выдачи и т. п.

В нашей библиотеке хранятся диссертации профессоров ЯГУ. Также у нас разработан и внедрен инструктивно методический документ, обеспечивающий сохранность на всех этапах движения документов в процессе пользования.

II категория сохранности - издания, имеющиеся в библиотеке экземпляры которых обладают определенной ценностью (например, наличие признаков использования - автографов, экслибрисов, помет и т. п.), или замена экземпляра в силу каких-либо причин затруднена, а в ряде случаев невозможна (малый тираж, давность выхода в свет, высокая цена и т.п.). Их утрата не может быть полноценно восполнена другим изданием, в первую очередь это касается легко разрушающихся изданий. К данной категории, в частности, относятся архивные экземпляры библиотек - депозитариев обязательного экземпляра; экземпляры, напечатанные на кислотной бумаге, ветхие, но сохраняющие актуальность для читателей и не имеющие полноценной замены; изоиздания и картографические издания, миниатюрные книги; издания большого формата, неосторожное обращение с которыми создает риск их разрушения.

Использование изданий данной категории требует соблюдения ряда правил, обеспечивающих тщательный контроль их обращения. И такие экземпляры мы храним в специальных ящиках и сейфах.

III категория сохранности - издания массового характера, потребность в которых имеет определенный временной период или восстановление которых (заменой экземпляра другим изданием и т.п.) представляется допустимым и возможным (это учебники).

Для изданий данной категории сохранности не устанавливается никаких дополнительных регламентирующих условий использования, за исключением уже принятых в библиотеке. Эти издания могут быть представлены как в хранении, так и в открытом доступе, выдаваться читателям на дом, пересылаться по МБА.

В процессе использования документов из библиотечных фондов неизбежны их повреждения. Принципиальным является различие повреждений неумышленных, появляющихся в процессе нормативного использования (амортизация издания), и умышленных, произведенных пользователем (вырезание иллюстраций, вырывание страниц, подчеркивание и т.д.). Соответственно, и предпринимаемые меры должны быть различны и адекватны потенциальной угрозе документу. В дальнейшем оба типа повреждений будут рассматриваться раздельно.

Зоны риска для сохранности документов в процессе использования.

Библиотека самостоятельно определяет технологическую цепочку по пути книги к пользователю и правила выдачи документов, но в зависимости от категории сохранности выдаваемых изданий набор требований к технологии и правилам пользования меняется.

Для библиотек, имеющих в своих фондах издания III категории сохранности технологическая цепочка ограничивается общеустановленными требованиями (см. Справочник библиотекаря М., 1985).

Технологическое обеспечение использования изданий II категории сохранности должно соответствовать следующим требованиям:

а) Контроль наличия документа на всех этапах его перемещения.

б) Контроль состояния документа на этапах хранения, выдачи пользователю, получения от пользователя.

в) Использование документа только в помещении библиотеки или под наблюдением специалистов за ее пределами (выездные выставки и т.п.).

I категория сохранности требует, кроме контроля прохождения экземпляра, описанного выше, визуального контроля со стороны библиотекаря за работой читателя с документом, что может быть достигнуто выдачей экземпляра только в специализированном читальном зале, и особых правил выдачи и приема у читателя документа с фиксированием особой ответственности читателя за документ.

Желательным является условие соблюдения гигиенических правил работы с особо ценными и редкими экземплярами (наличие перчаток и т.п.).

Использование документов технологически может иметь несколько этапов, для каждого из которых характерны свои сферы риска и свои типы наиболее вероятных повреждений.

Этап I - Подбор документа в хранилище и доставка пользователю.

Этап II - Пользование документом.

Этап III - Копирование документа, в том числе:

- ксерокопирование,

- сканирование,

- фотокопирование.

Этап IV - Экспонирование документа на выставках

Этап V - Возвращение документа в хранилище

Цель: максимально уменьшить риск разрушения или утраты документов в процессе их использования

Задачи:

1. Технологическое обеспечение сохранности фондов

Разработка типовых документов и форм, обеспечивающих сохранение документов в процессе их движения по пути «хранение-читатель-хранение».

2. Правовое обеспечение сохранности

Разработка эффективного механизма привлечения к ответственности лиц, нанесших ущерб библиотечным фондам, согласно разработанной соответствующей юридической базе.

3. Нормативное обеспечение сохранности фондов.

Установление норм и определение предельных показателей использования документов необходимо в следующих случаях:

- Допустимое количество ксерокопий с одного экземпляра, в том числе с изданий на кислотной бумаге и документов 2 и 3-й категорий сохранности.

- Предельные показатели освещенности (в т. ч. продолжительность) при фотосъемке документов.

- Нормы на условия и продолжительность экспонирования изданий на выставках.

4. Организационно-методическое и пропагандистское обеспечение сохранности фондов.

1. Краткосрочные курсы принимаемых на работу сотрудников с регулярной переаттестацией. (План и программа)

2. Программа занятий с читателями при записи в библиотеку.

3. Памятка читателю по работе с изданиями.

5. Техническое обеспечение сохранности фондов.

Учитывая культурную значимость и высокую денежную стоимость изданий I категории сохранности, необходимо целевое обеспечение средствами охраны библиотек, имеющих издания указанной категории.

Во всех иных случаях необходима разработка и использование рекомендательных списков оборудования и технических средств обеспечения сохранности документов в процессе использования.

В любом случае сохранность изданий в процессе использования должна быть обеспечена повсеместным использованием библиотеками специального оборудования и технических средств.

Соблюдение оптимальных условий хранения библиотечного фонда будет служить залогом эффективного выполнения библиотекой своих социальных функций.