Новая страница 1

Модернизация системы регистрации пользователей НБ ЯГУ

Кычкина М.Н.,
зав. сектором регистрации и учета
Готовцева М.Х.,
вед. специалист сектора регистрации и учета
(НБ ЯГУ)

С 2006 года Научная библиотека ЯГУ (НБ) перешла на перспективную автоматизированную библиотечную систему «ИРБИС-64» и поэтапно ее внедряет. В связи с этим процессом расширилась структура НБ ЯГУ. Был организован отдел учета и контроля пользователей, впоследствии переименован в сектор регистрации и учета (СРУ). Цель нововведения – улучшение обслуживания читателей. Сектор оснащен техническим оборудованием ПК- 2; из них с выходом в локальную сеть библиотеки-1.
Фактически компьютерный учет и получение статистических данных пользователей в программе «ИРБИС-64» ведется с 2007 года. Начала формировать базу данных (БД) «Читатели» зав. сектором СРУ Кычкина Мария Николаевна. В начале первого года в БД было сделано более 3 тыс. записей и соответственно выдано читательских билетов.

В секторе регистрации и учета посетитель становится полноправным читателем библиотеки. Здесь он знакомится с правилами библиотеки, своими обязанностями и правами. Для регистрации читателю необходим только паспорт, для студентов дополнительно удостоверение студента. Для тех, кто уже прошел перерегистрацию в начале года, документы необязательны. Электронные данные о каждом читателе заносятся в единую компьютерную сеть библиотеки, и ему выдается читательский билет. Читатель также получает контрольный лист, на котором в других отделах делаются отметки о выдаче и сдаче литературы. На выходе контрольный лист сдается сотруднику СРУ, который проверяет правильность его заполнения, контролирует вынос книг из библиотеки. Ежегодно при первом посещении библиотеки каждый читатель проходит перерегистрацию в секторе.

Читательский билет – основной документ читателя, дающий право пользования всеми отделами, залами библиотеки и получения литературы на дом. Благодаря компьютерной сети и читательскому билету:

значительно ускорилась регистрация читателей;
повысилась степень контроля основных категорий читателей;
читатели стали более ответственными и дисциплинированными.

Используя электронные данные, мы можем:

четко отслеживать число посещений за день, месяц, год;
владеть информацией о количественном составе различных категорий читателей (педагоги, студенты факультетов и институтов, подразделений ЯГУ и др.);
получать развернутые данные о читателях библиотеки (возраст, пол, место учебы, место работы и другие);
все рабочие отчеты, планы выполнять, используя программу Microsoft, Excel.

Регистрация читателей сейчас у нас ведется по двум системам. Традиционной - бумажной и новой - компьютерной. Современные электронные технологии внедряем поэтапно. Сначала ввели автоматизацию записи и регистрации читателей. Сформировали БД «Читатели», которую постоянно редактируем и пополняем, т.к. база данных читателей является основой для автоматизации библиотечных процессов других отделов библиотеки, таких как АРМ «Читатель» и АРМ «Книговыдача». За 2007-2009 гг. количество зарегистрированных читателей по единой регистрационной картотеке составило более 7 тыс. ед. Ежедневно через сектор проходит от 100 до 300 пользователей.

С марта 2009 года установили Веб – камеру, и если раньше человек должен был предоставить фотографию, то теперь фото делает сотрудник сектора, после чего оно заносится в базу данных. И вот очередной шаг - новые читательские билеты. Читательский билет нового образца представляет собой электронную пластиковую карту. Здесь коротко будет напечатана вся необходимая информация о библиотеке, читателе. Плюс индивидуальный штрих-код, который скоро вступит в силу. «На контроле» будет стоять компьютер со сканером для считывания штрих-кода.

В настоящее время заказано 5 тысяч читательских билетов. Система использования пластиковых карт, позволит быстро зарегистрировать посетителя в библиотечной системе и выдать ему читательский билет с уникальным штрих - кодовым идентификатором. В первую очередь планируем выдать карты студентам 1-3 курсов и преподавателям ЯГУ на 2009-2010 учебный год.

С внедрением в образовательный социум ЯГУ инновационного проекта вузовской библиотеки «Развитие автоматизации информационно-библиотечных систем на базе программной системы ИРБИС» и с установкой автоматизированных рабочих мест сотрудники сектора учета и регистрации библиотеки постоянно повышают свою квалификацию по освоению ПК и новых библиотечно-информационных технологий. Так, С 2007 по 2008 гг. прошли: краткосрочные курсы «Базовая компьютерная подготовка», краткосрочное обучение в Сибирском региональном центре непрерывного образования ГПНТБ СО РАН по программе дополнительного профессионального обучения «Технологии Ирбис-64», зав. сектором съездила в командировку по обмену опытом в Томский политехнический университет. Благодаря приобретенным информационно-технологическим знаниям работа сотрудников сектора стала оперативна и своевременна.

Также осуществляется методическая, практическая, материально-техническая помощь по вопросам внедрения АБИС «ИРБИС-64» со стороны дирекции, Методсовета НБ и отдела автоматизированных систем.

Таким образом, в дальнейшем автоматизация обслуживания читателей будет осуществляться на основе технологии штрих-кодирования. Внедрение в полном объеме системы автоматизации библиотечных процессов с использованием технологии штрих-кодирования и пластиковых билетов позволит существенно улучшить работу, как отдельных подразделений, так и всей библиотеки. Это произойдет за счет решения следующих задач: регистрация и обслуживание читателя с помощью пластиковых карточек; формирование и учет электронных читательских билетов, обслуживание различных категорий читателей (выдача-возврат книг); оперативный контроль выполнения заказов читателя отделами, читальными залами библиотеки; оперативный контроль задолженностей читателя; анализ востребованности учебной литературы; оперативный и точный анализ книгообеспеченности. Главным в достижении поставленной цели является, безусловно, уровень профессионализма всех сотрудников НБ ЯГУ.